So bewältigen Sie die steigende Informationsüberflutung ein für alle Mal und gewinnen mehr Zeit für das Wesentliche!

Ein Gast-Beitrag von Mario Hieber, http://www.hiebermedia.com

Erkennen Sie sich in einer der folgenden Situationen wieder?

• Sie sitzen vor dem Rechner und sollten arbeiten, werden aber ständig abgelenkt und nach vielen Minuten oder gar Stunden müssen Sie sich eingestehen, dass Sie nichts geschafft und Ihre Zeit sinnlos verschwendet haben?
• Sie haben das Gefühl, Sie werden von den vielen Informationen die tagtäglich auf Sie einprasseln, förmlich erdrückt und haben vollkommen den Überblick verloren?
• Sie können nicht mehr unterscheiden, welche Informationen wirklich wichtig sind und welche Sie besser gleich im Mülleimer entsorgen?

Kein Wunder!

Die Informationsflut mit der unsere Gesellschaft mittlerweile täglich konfrontiert wird, kann man unmöglich komplett aufnehmen und verarbeiten. Soziale Netzwerke wie Facebook lenken unsere Aufmerksamkeit auf viele Dinge die schlicht und einfach UNWICHTIG sind und trotzdem saugen wir diese Infos gnadenlos in uns auf. Die Werbebranche versucht mit immer ausgefalleneren Tricks ihre Botschaften in unsere Köpfe zu brennen und auch die Nachrichten warten jeden Tag mit neuen schrecklichen Negativmeldungen auf uns.

Ich war sehr lange selbst aktiver Zeitverschwender. Im Laufe der letzten Jahre habe ich mir dann aber ein kleines „Zeitmanagement-System“ zurecht gelegt, mit dem ich meine Aufmerksamkeit auf das Wesentliche lenken konnte. In diesem Artikel möchte ich meine Erfahrungen mit Ihnen teilen und Ihnen zeigen wie auch Sie mit einfachen Tricks Ihre Zeit effektiver einsetzen können.

Schritt 1:

Lassen Sie los! Lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche und eliminieren Sie alles was nicht wirklich (!) wichtig ist!

Der erste Schritt in eine effektive Zeiteinteilung ist, alles Unnötige zu eliminieren. Meine Empfehlung: Erstellen Sie eine Liste mit allen Zeitfressern die Ihren Alltag kompromittieren und überlegen Sie sich, wie Sie diese effektiver einsetzen können um keine unnötige Zeit mehr zu verlieren.

Hier ein paar Beispiele:

• Nutzen Sie das Paretoprinzip (80:20 Regel) für Ihre Zeiteinteilung und Priorisierung der Wichtigkeit von Aufgaben. Diese Regel besagt beispielsweise: 20% Aufwand bringen 80% Ergebnis → die restlichen 20% vom Ergebnis benötigen 80% vom gesamten Aufwand. Ein anderes Beispiel: 80% des Umsatzes werden von 20% der Kunden erwirtschaftet. Konzentrieren Sie sich unbedingt verstärkt auf die 20% der Arbeit/Kunden, die 80% des Ergebnisses einbringen!
• Rufen Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten ab. Vermeiden Sie es Ihre E-Mails gleich am Morgen abzurufen, denn das führt zwangsläufig dazu, dass Sie den „halben“ Vormittag mit dem Beantworten von Nachrichten verbringen!
• Nutzen Sie Webseiten wie Facebook, Youtube, etc. ebenfalls nur zu bestimmten Zeiten! Wenn Sie ständig mit belanglosen Infos von Ihren Freunden bombardiert werden, kommen Sie niemals zum Arbeiten! Die Mittagspause hat sich hierzu bei mir bewährt.
• Schalten Sie Ihr Mobiltelefon auf lautlos und deponieren Sie es außerhalb Ihres Blickfeldes, während Sie arbeiten. Beantworten Sie die verpassten Anrufe erst später. Es gibt nichts Schlimmeres als ein klingelndes Telefon in einer produktiven Phase.
• Ich bin sogar soweit gegangen, dass ich bestimmte Websites die ich unnötigerweise häufig besuchte, komplett gesperrt habe. Sie können sich kaum vorstellen wie häufig ich unbewusst einfach auf diesen Seiten gesurft bin (das ist mir erst mit dieser radikalen Methode bewusst geworden).
• Gibt es Tageszeiten an denen Sie effektiver sind? Ich bin überzeugtes Nachttier und arbeite, wann immer möglich, Nachts. Hier läutet kein Telefon, ich erhalte keine E-Mail, alle erdenklichen Störenfriede lassen mich in Ruhe meine Arbeit machen. Nachts schaffe ich etwa doppelt so viel wie tagsüber.

Das Ziel ist einfach: Schalten Sie möglichst alle Zeitfresser aus, damit in Ihrem Kopf mehr Platz für die wirklich wichtigen Dinge bleibt. Eines kann ich Ihnen versprechen: Sie werden alleine dadurch schon sehr viel mehr Luft zum Atmen bekommen!

Schritt 2:

Legen Sie sich ein System zurecht!

Der zweite Schritt besteht darin, das bisherige Chaos hinter sich zu lassen und stattdessen ein simples System aufzubauen. Dazu benötigen Sie nichts weiter als einen Kalender, ein Tool zum Verwalten von Aufgaben (TODO Liste – „Zu-machen-Liste“) und mehrere Ablageflächen zum Sortieren der Aufgaben.

Im Kalender verwalten Sie Deadlines, sprich Aufgaben die zu einem Zeitpunkt endgültig erledigt sein müssen. Das hilft vor allem den Überblick nicht zu verlieren und natürlich auch – je nach Dringlichkeit bis zur Deadline – um sinnvolle Prioritäten zu setzen. Sie können hierzu einen klassischen Kalender oder ein Onlinetool wie Google Calendar (http://www.google.com/calendar) verwenden.

In Ihrer TODO-Liste verwalten Sie alle Aufgaben – sortiert nach Projekten. Die klassische TODO-Liste auf Papier ist hier meist ungeeignet, weil Sie bei mehreren komplexen Projekten sehr schnell den Überblick verlieren werden. Ich persönlich verwende hierfür: RemembertheMilk (http://www.rememberthemilk.com) oder bei Projekten mit mehreren Teilnehmern ein Projektmanagement-Tool wie: Basecamp (http://basecamphq.com).

Der sinnvolle Aufbau von Ablageflächen ist sehr wichtig, denn hier trennen Sie die Spreu vom Weizen. Die wichtigste Ablagefläche ist der “Eingang” wo alle Aufgaben die neu hinzu kommen hineinkommen – egal welche! In diese Ablage kommen Rechnungen, Briefe, Ausdrucke, Informationen zu Projekten, usw.

Eine weitere Ablagefläche „Priorität“, wo alle wichtigen Erledigungen, die möglichst sofort erledigt werden müssen, abgelegt werden. Für jedes weitere Projekt legen Sie dann entweder eine eigene Ablagefläche an oder eine für alle Projekte (je nachdem an wie vielen Projekten Sie arbeiten).

Schritt 3:

Wenden Sie das System an! Immer!

Die erste Entscheidung ist eine sehr wichtige, nämlich ob es sich überhaupt lohnt eine Aufgabe zu erledigen bzw. was sonst damit passiert. Wenn die Entscheidung auf JA fällt, entscheiden Sie ob sie schnell (innerhalb von 5 Minuten) zu erledigen ist (Aufgaben sofort erfüllen) oder nicht. Je nach eigenem Bauchgefühl und gesammelten Erfahrungswerten, fällen Sie diese Entscheidungen und ordnen alle täglichen Herausforderungen nach diesem Schema ein.

Wichtig: Wenn Sie das Gefühl haben, Sie können guten Gewissens auf etwas verzichten, dann ab in den Mülleimer damit! Es wäre dumm sich von diesen unnötigen Zeitfressern aufhalten zu lassen. Der Mülleimer ist der richtige Ort dafür!

Bei “Verschieben” werden die jeweiligen Angelegenheiten den entsprechenden TODO-Listen zugeordnet. So halten Sie immer den Überblick über alle offenen Anliegen. In vielen Fällen lohnt sich auch die Überlegung zum Outsourcing bzw. Delegieren (mehr dazu in Schritt 4). Wenn alle zukünftigen Erledigungen in den TODO-Listen gesammelt sind legen Sie Deadlines fest, die Sie dann in den Kalender schreiben.

Auf diese Weise haben wir einen guten Überblick über alle Herausforderungen der kommenden Zeit, schön getrennt nach Wichtigkeit und Deadlines im Kalender.

Schritt 4:

Outsourcing / Delegieren

Früher oder später werden Sie mit Ihrem Business an einen Punkt kommen, an dem Sie nicht mehr alle Aufgaben alleine bewältigen können. Vielen Selbständigen geht das gewaltig gegen den Strich, weil man die Kontrolle ungern aus den Händen gibt und lieber alles selber macht.

Am Anfang ist das meist auch nicht anders möglich und macht auch durchaus Sinn. Es ist wichtig ein Gefühl für den Umfang von Aufgaben zu bekommen und zu lernen wie die Dinge in Ihrem Business laufen. Ich habe selbst sehr lange immer versucht alles alleine zu machen (sogar die Buchhaltung … was sich im Nachhinein als sehr unklug erwiesen hat).

Irgendwann habe ich dann erkannt, dass ich bei vielen Aufgaben einfach nicht effektiv genug bin und es mich mehr Geld kostet es selbst zu machen, als wenn ich jemanden damit beauftrage, der es dann meist nicht nur schneller, sondern auch besser machen kann.

Haben Sie keine Angst vor diesem wichtigen Schritt. Tasten Sie sich langsam heran und geben Sie erstmal nur weniger wichtige Aufgaben an Dritte weiter. Lernen Sie Ihre Kooperationspartner kennen und wenn Sie mit deren Arbeit zufrieden sind, können Sie die Geschäftsbeziehung ausbauen. Schaffen Sie eine Win-Win Situation für alle Parteien, dann können Sie nur gewinnen!